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Capsules avril 2020   

 

 

Le mandat

Lorsqu’un client vous confie un mandat, il est important de consigner par écrit les éléments essentiels qui constituent cette entente. Ce document, en plus de représenter les volontés des parties, aura pour avantage de clarifier les points suivants :

  • La durée prévue du mandat;
  • Les différentes étapes du projet;
  • La surveillance des travaux est-elle incluse?
  • Les coûts, l’estimation et la fréquence de la facturation;
  • Données relatives à l’évolution des travaux.

À ce sujet, nous vous invitons à consulter la revue Plan, édition juillet/août 2018 « L’importance du contrat. »

 


 

 

 

Gérer… vos clients

Vous êtes en confinement? Vous avez plus ou moins accès à vos dossiers? À vos collaborateurs? À vos sous-traitants? Vos projets sont retardés? En ces temps de pandémie et de distanciation sociale, il est normal que le cours de vos affaires soit perturbé.

Il est d’autant plus important de bien communiquer avec vos clients, de les informer de votre situation et de gérer leurs attentes. Cela peut faire toute la différence. Et éviter à tous frustration, grogne, mécontentement et litige.

 


 

 

 

Confinement et confidentialité

Vous êtes en télétravail? Attention, votre devoir de confidentialité à l’égard de certains documents ou de certaines informations reste le même.

La mise en place de quelques règles simples s’impose : sécuriser votre ordinateur en fermant votre session une fois le travail terminé. Et surtout, ne mettez pas au recyclage des documents sensibles : soit vous les passez à la déchiqueteuse, soit vous les conservez en lieu sûr en attendant des jours meilleurs.

 


 

 

 

La tenue des dossiers

Saviez-vous qu’en vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs, vous avez l’obligation de tenir un registre où figurent notamment le nom de vos clients et leur numéro de téléphone ainsi qu’une description sommaire du projet?

Votre dossier général relatif à un projet doit comprendre notamment la correspondance, vos études, estimations, rapports, plans, devis ou autres documents pertinents.

Votre dossier technique d’un projet doit comprendre notamment toutes les données de votre projet ainsi que toutes vos feuilles de calcul.

Vous auriez tout avantage à bien documenter votre travail, cela permet de répondre adéquatement aux demandes actuelles et subséquentes de votre client, aux inspections professionnelles auxquelles vous pourriez avoir à vous soumettre ou aux enquêtes de votre syndic. Documenter adéquatement vos dossiers nécessite certes plus de temps, mais permet aussi de mieux vous protéger, d’offrir des services professionnels de qualité et de protéger le public. Et de plus, c’est une obligation règlementaire! Pour plus d’informations, nous vous invitons à lire les articles 2.01 et 2.06 dudit Règlement.

 


 

 

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