Les principes d’une pratique saine en ingénierie qui peuvent réduire les risques liés à la responsabilité professionnelle
Cet article s’inscrit dans la collection « PRATIQUE EXEMPLAIRE ».
Par la Direction de la surveillance et de l’inspection professionnelle.
En tant qu’ingénieure ou ingénieur, vos projets sont à la fois stimulants et complexes, englobant des domaines variés tels que la conception, la supervision de projets, les analyses spécialisées, les certifications, et parfois même l’administration de contrats. Cependant, vos projets comportent également des risques relevant de la responsabilité professionnelle. Pour naviguer dans ces eaux délicates, voici les principes essentiels d’une saine pratique.
Présentez votre entreprise et vos services avec honnêteté
Évitez de recourir à des superlatifs tels que « le meilleur » ou « le chef de file de l’industrie », ou de faire référence à vos « équipes » alors que vous ne travaillez pas avec d’autres personnes. Bien que tentants, ces termes peuvent créer des attentes irréalistes et augmenter votre exposition à des risques liés à la responsabilité professionnelle. Une représentation honnête et factuelle de vos compétences et de vos services est toujours préférable.
Expliquez à votre client, dans un langage clair, les limites de votre proposition de services
Il est crucial que votre client comprenne bien la portée de vos services et ait des attentes réalistes. Assurez-vous que toutes les parties ont une compréhension commune de ce qui est inclus dans votre prestation de services. Vous éviterez ainsi les malentendus et les déceptions qui pourraient mener à des conflits.
Une représentation honnête et factuelle de vos compétences et de vos services est toujours préférable. Ne délivrez des certificats qu’après avoir personnellement vérifié les travaux.
Insistez pour établir un contrat écrit clair, précis et complet
Le contrat est la pierre angulaire de toute relation professionnelle. Un contrat bien rédigé établit clairement les responsabilités de chaque partie et définit les attentes mutuelles. Assurez-vous que chaque clause est précise et qu’il n’y a pas de zones d’ombre qui pourraient prêter à confusion.
Abstenez-vous de jouer à l’avocat
Même en l’absence de poursuite, il est souvent prudent pour une ingénieure ou un ingénieur de solliciter des conseils juridiques dans certains cas précis. Voici quelques exemples où cette démarche est recommandée :
- Préparation d’un contrat : pour vous assurer que tous les termes et conditions sont clairs et conformes aux lois en vigueur.
- Règlements administratifs et autres : pour garantir que toutes les procédures respectent les normes légales et réglementaires.
- Administration du contrat : pour maintenir une gestion rigoureuse et transparente et ainsi éviter tout litige.
En consultant une conseillère ou un conseiller juridique, vous adoptez une approche proactive et préventive qui vous protège, vous et votre projet.
Élaborez un plan de projet précis
Un plan de projet détaillé est indispensable. Il doit couvrir tous les aspects des travaux à réaliser de manière exhaustive et précise. Un bon plan aide à maintenir le projet dans le droit chemin et à anticiper les problèmes potentiels.
Communiquez régulièrement avec votre client
La communication est un élément clé. Tenez votre client informé tout au long du projet, sur- tout lorsqu’il y a des problèmes ou des risques. Une bonne communication permet à votre client de prendre des décisions éclairées et renforce la relation de confiance entre vous.
Réglez rapidement les problèmes techniques
L’expérience montre qu’un problème technique non réglé devient souvent plus complexe et entraîne des coûts. L’inflation et les intérêts augmentent les coûts avec le temps, d’où l’importance de résoudre rapidement les problèmes. Ignorer ou cacher un problème technique peut aggraver la situation en cas de poursuite, ce qui nuit à la crédibilité et augmente les risques liés à la responsabilité professionnelle. En revanche, régler un problème technique rapidement démontre la bonne foi de l’ingénieure ou de l’ingénieur, renforçant ainsi la relation avec le client et contribuant à prévenir les poursuites.
Consignez tout par écrit
Tenir des dossiers détaillés est une pratique essentielle. En format papier ou électronique, les pièces et renseignements conservés dans vos dossiers (feuilles d’inspection, correspondance, dessins, etc.) aident à documenter les problèmes et à raconter l’histoire d’un projet, au-delà du contrat écrit. Ces détails sont essentiels en cas de différend survenant des années après l’achèvement d’un projet. Une procédure de tenue de dossiers est recommandée, car les documents peuvent servir de preuves en cas de poursuite. Les dossiers doivent être conservés aussi longtemps qu’une ingénieure ou un ingénieur peut être tenu légalement responsable, en tenant compte des délais de prescription.
Certifiez uniquement les travaux que vous avez examinés
Ne délivrez des certificats qu’après avoir personnellement vérifié les travaux. La certification engage votre responsabilité, et il est important que vous ayez une connaissance directe et complète des travaux que vous certifiez. Vous devez donc les examiner personnellement avant de délivrer un certificat. Il est primordial de déterminer la nature du certificat dans un contrat écrit, en précisant si le certificat garantit uniquement que les travaux respectent la conception. L’ingénieure ou l’ingénieur doit aussi définir le degré et la fréquence de l’inspection de chantier (temps partiel, plein, etc.). Les réclamations liées aux certificats varient, souvent en raison de l’absence de détails dans le contrat ou parce que des inspections ont été réalisées par des individus inexpérimentés, ce qui remet en question la validité du certificat.
Suivez ces principes comme des procédures normalisées
Adoptez ces principes comme des procédures minimales normalisées pour vos services. Ce faisant, vous réduirez les risques liés à la responsabilité professionnelle, vous améliorerez également la qualité et la fiabilité de vos prestations, renforçant ainsi la satisfaction de vos clients.
Une pratique saine en ingénierie repose sur la transparence, la communication et la rigueur professionnelle. En intégrant ces principes dans votre quotidien, non seulement vous vous protégez contre les risques liés à la responsabilité professionnelle, mais vous bâtissez également des relations de confiance et de respect avec vos clients, ce qui est indispensable pour une carrière réussie et durable.
Vous trouverez cette information illustrée d’exemples concrets dans le guide préparé par le gestionnaire d’assurance Victor. Ce guide est accessible dans la boîte à outils pour prévenir la sinistralité de votre Guide de pratique professionnelle. N’hésitez pas à le consulter.
_____________________________________________________________
