Directive concernant la protection des renseignements personnels dans le cadre d’un sondage
1. OBJET
La présente directive vise à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés ou communiqués dans le cadre d’un sondage réalisé par l’Ordre des ingénieurs du Québec (« l’Ordre ») ou l’un de ses mandataires, ainsi qu’à évaluer l’aspect éthique du sondage.
2. DÉFINITIONS
| TERME | DÉFINITION |
|---|---|
| Évaluation éthique | Démarche de réflexion qui suppose une prise de conscience des risques, potentiels et réels, d’un projet de sondage. Un organisme public doit être en mesure d’identifier les risques, d’évaluer leur probabilité ainsi que l’ampleur des inconvénients pouvant en découler. Fondée sur des valeurs et des principes, l’évaluation éthique tient compte du droit des parties en cause. |
| Mandataire | Personne ou entreprise dont les services ont été retenus par l’Ordre afin de collecter ou utiliser des renseignements personnels dans le cadre d’un sondage, et dont le mandat est décrit aux termes d’un contrat de services. |
| Renseignements personnels | Est qualifié de personnel tout renseignement permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique. |
| Renseignements personnels sensibles | Un renseignement personnel est sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attentes raisonnables en matière de vie privée, en raison de sa nature (médicale, biométrique ou autrement intime) ou du contexte de son utilisation. Par exemple : la santé ou l’orientation sexuelle, les caractéristiques morphologiques, comportementales ou biologiques (biométrie), le groupe ethnique, les croyances philosophiques ou religieuses, l’état des finances. |
| Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (« RPRP ») | Le Secrétaire de l’Ordre. |
| Responsable de l’évaluation éthique du sondage | La personne qui fait l’analyse afin de s’assurer du respect de la personne sondée lorsque des renseignements personnels sont recueillis ou utilisés. |
| Risque éthique | La possibilité qu’un inconvénient (conséquence fâcheuse d’une situation) survienne et qu’il nuise à une personne, à un groupe de personnes, à une organisation ou encore à l’ensemble de la société au point où ils sont susceptibles de se trouver en situation de vulnérabilité. Un risque est qualifié d’éthique lorsque des valeurs personnelles, organisationnelles ou sociétales sont ou peuvent être compromises ou que les relations entre les parties peuvent l’être.(1) |
| Sondage | Collecte de renseignements menée à des fins de recherche, d’évaluation ou d’enquête auprès de personnes physiques qui peuvent être identifiées. |
(1) Guide de référence portant sur le Règlement de l’information et sur la protection des renseignements personnels, mai 2008, Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l’Accès à l’information, mai 2008.
3. CHAMPS D’APPLICATION
Cette directive est établie conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès ») et s’applique à tout sondage :
- réalisé par l’Ordre ou par l’un de ses mandataires (firme externe à la demande de l’Ordre);
- où sont recueillis, utilisés ou communiqués des renseignements personnels ;
4. ÉVALUATION DU PROJET DE SONDAGE
Avant la réalisation d’un sondage impliquant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels, le Responsable de l’évaluation éthique du sondage doit :
a) Procéder à une évaluation de :
- La nécessité du sondage en collaboration avec le RPRP, notamment en validant les points suivants:
- i. En quoi ces renseignements sont-ils nécessaires à la réalisation du sondage?
- ii. La demande de renseignements sensibles auprès des personnes concernées ou concernant certains de leurs proches est-elle justifiée?
- iii. Est-il acceptable de recueillir ou d’utiliser, de la manière prévue, de tels renseignements selon le mandat de protection du public de l’Ordre?
- L’aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation. À cet effet, le Responsable de l’évaluation éthique du sondage remplit un formulaire d’évaluation en tenant compte des informations fournies par la direction qui porte le projet de sondage;
b) Aviser le RPRP de la nécessité de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée si le sondage implique l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services ou si les renseignements personnels sont traités à l’extérieur du Québec.
c) Vérifier avec le RPRP, les situations où il pourrait être requis d’obtenir le consentement des personnes concernées;
d) S’assurer que seuls les renseignements nécessaires à la réalisation du sondage seront recueillis et utilisés;
e) Remettre à la direction qui porte le projet de sondage le formulaire d’évaluation du sondage avec ses recommandations.
5. RÉALISATION DU SONDAGE
La direction qui envisage procéder à un sondage doit aviser par courriel l’équipe Loi 25 au [email protected] afin de procéder, entre autres, à l’analyse du caractère éthique du sondage.
En tout temps, la direction qui porte le projet de sondage doit privilégier des méthodes n’utilisant pas de renseignements personnels ou des méthodes permettant l’utilisation de renseignements anonymisés, à moins que cela ne rende impossible l’atteinte des objectifs poursuivis.
Dans le cas où un sondage est nécessaire, elle s’assure :
a) que seuls les renseignements nécessaires à la réalisation du sondage sont collectés ou communiqués;
b) que les renseignements ne soient utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été collectés;
5.1. Sondage réalisé par l’Ordre
La direction qui porte le projet de sondage doit s’assurer :
a) que les méthodes utilisées pour la collecte assurent la protection des renseignements personnels et limitent l’intrusion dans la vie privée;
b) de respecter le choix de toute personne sollicitée à répondre ou non aux questions d’un sondage après lui avoir fourni toutes les informations nécessaires;
c) que les renseignements personnels soient versés dans un fichier de travail sécurisé avec un accès limité aux seules personnes pour lesquelles les renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
d) de prendre les mesures de sécurité qui s’imposent pour assurer le caractère confidentiel des renseignements recueillis;
e) de suivre les règles du calendrier de conservation pour assurer une conservation et une destruction conforme des renseignements personnels collectés, utilisés ou communiqués (voir point 6);
5.2. Sondage réalisé par un mandataire
Lorsque le sondage est réalisé par un mandataire, la direction qui porte le projet de sondage doit, avant de communiquer des renseignements personnels à ce mandataire :
a) Confier obligatoirement le mandat par écrit et en respectant les conditions et modalités imposées par l’article 67.2 de la Loi sur l’accès;
b) Prendre les mesures appropriées pour que seuls les renseignements nécessaires à la réalisation du sondage soient communiqués;
c) Identifier les renseignements personnels qui devront faire l’objet d’une inscription au registre tenu conformément à l’article 67.3 de la Loi sur l’accès.
6. CONSERVATION ET DESTRUCTION
Les documents relatifs à l’évaluation du projet de sondage et à la réalisation du sondage sont conservés selon les règles du calendrier de conservation de l’Ordre.
7. RÉVISION
La présente directive est révisée au moins tous les 3 ans.