Politique de confidentialité des renseignements personnels

Renseignements personnels recueillis par un moyen technologique

L’Ordre des ingénieurs du Québec prend des mesures pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille par un moyen technologique.

●  Est qualifié de personnel tout renseignement permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique.

1 — Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de sa mission de protection du public et de ses autres activités, l’Ordre recueille différents renseignements personnels. Certains d’entre eux ont un caractère public et ne sont donc pas confidentiels. Par souci d’exhaustivité, ils sont néanmoins contenus dans la liste ci-dessous.

2 — Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont conservés pour le temps nécessaire à leur utilisation ou pour plus longtemps lorsque cela est prescrit par la loi. Un calendrier de conservation prévoit le moment à partir duquel un renseignement personnel peut être détruit.

Les renseignements personnels recueillis servent principalement aux fins suivantes :

3 — Moyens technologiques utilisés

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologiques suivants :

• Portails Web
• Courriels
• Témoins de connexion (cookies)
• Formulaires transmis électroniquement
• Plateformes de fournisseurs externes (ex. Maestro)

Pour plus d’information sur les témoins de connexion, consultez la page Conditions générales et vie privée.

4 — Communications et accès

Certains renseignements personnels recueillis peuvent faire l’objet d’une communication à un tiers ou lui être accessibles.

Avec le consentement de la personne
Nom, sexe, numéro de membre, date de diplomation, emploi occupé et coordonnées d’une personne qui a consenti à recevoir des communications d’un partenaire financier ou de la Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec.

Pour l’application d’une loi ou d’un règlement
Des renseignements peuvent être fournis à un organisme public, une entreprise, un autre ordre professionnel lorsque cela est nécessaire pour assurer le respect d’une loi.

Pour la fourniture d’un service
Lorsque cela est nécessaire pour fournir le service requis, un accès temporaire à certains renseignements personnels peut être autorisé ou certains renseignements personnels peuvent être communiqués.

Certains de ces organismes ou de ces entreprises peuvent héberger à l’extérieur du Québec des renseignements personnels qui leur sont communiqués.

5 — Mesures de protection mises en place

Afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis, l’Ordre met en place les mesures suivantes :

Restrictions à l’accès

• les seules personnes qui peuvent avoir accès à un renseignement sont celles dont les fonctions le requièrent.

Encadrement du personnel, des membres du Conseil d’administration et des membres de comités

• obligation de suivre des formations en cybersécurité dispensées par un fournisseur reconnu (présidence et personnel)
• obligations déontologiques en matière de respect de la confidentialité et engagement annuel à les respecter

Outils technologiques

• protection des appareils technologiques par des mots de passe.
• pare-feu et exigences de double identification protégeant le réseau Internet de l’Ordre.

Encadrement des fournisseurs

• clauses de confidentialité, de remise ou de destruction de documents contenant des renseignements personnels incluses dans les contrats.
• obligation de dénoncer à l’Ordre tout risque en matière de confidentialité des renseignements personnels.

6 — Droits des personnes concernées par un renseignement personnel

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

• refuser de fournir un renseignement
• demander la consultation et la communication des renseignements personnels la concernant
• demander la correction d’un renseignement personnel inexact
• retirer un consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel, à sa diffusion ou à sa communication
• demander la désindexation d’un renseignement personnel
• désactiver les témoins de connexion qui ne sont pas nécessaires ou utiliser un navigateur qui est moins attentatoire à la vie privée

●  Ces droits ne sont pas absolus et sont assujettis à des restrictions prévues dans la loi, notamment lorsque le renseignement personnel est exigé ou détenu dans le cadre des activités de contrôle de l’exercice de la profession.

● Le refus de fournir un renseignement personnel peut empêcher le traitement d’une demande.

● La consultation de certains renseignements et le retrait du consentement à recevoir certaines communications se font par l’entremise des portails Web.

● L’exercice des autres droits doit faire l’objet d’une demande à la responsable de la protection des renseignements personnels :

M^e Elie Sawaya

Secrétaire de l’Ordre et Directeur des Affaires juridiques

[email protected]

7 — Révision de la politique

Cette politique est révisée au moins tous les 3 ans. Les modifications qui y sont apportées font l’objet d’un avis publié sur le site Web de l’Ordre.

8 — Plainte

Les plaintes relatives à l’application de cette politique doivent être adressées à la responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected].

Le Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est disponible ici.

9 — Application de la politique

Les questions et les demandes relatives à l’application de cette politique doivent être transmises à la responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected].

10 — Entrée en vigueur de la politique

Cette politique s’applique depuis le 28 juillet 2023.