En cas de réclamation, que devez-vous déclarer et inclure dans votre déclaration pour maximiser votre protection ?
Cet article s’inscrit dans la collection « PRATIQUE EXEMPLAIRE » Assurance responsabilité professionnelle.
Gérer une telle situation est parfois difficile, mais il existe des informations clés pour faire face à ces défis de manière efficace. C’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit des polices d’assurance responsabilité professionnelle de Victor Canada, assureur exclusif de l’Ordre des ingénieurs du Québec, qui ont des exigences spécifiques en matière de déclaration de réclamations. Voici les étapes clés et les meilleures pratiques pour assurer le traitement efficace d’une réclamation.
- Comprendre ce qu’est une réclamation
La première étape est de comprendre ce qu’est réellement une réclamation. Selon les polices de responsabilité professionnelle de Victor Canada, une réclamation peut inclure toute allégation verbale ou écrite formulée par un réclamant, que ce soit lors d’une discussion, dans une mise en demeure ou dans le cadre d’un acte de procédure judiciaire. Cette définition large souligne l’importance de signaler toute communication qui pourrait potentiellement donner lieu à une réclamation.
- Inclure toutes les informations pertinentes
Dans une déclaration de réclamation, il est crucial d’inclure autant d’information pertinente que possible, notamment tous les documents reçus, tels qu’une mise en demeure et la copie de tout acte de procédure initiale si une pour- suite a été intentée.
- Déclarer rapidement une réclamation
Signaler rapidement une réclamation est un aspect crucial de tout processus de réclamation. En général, il est obligatoire de déclarer toute réclamation à l’assureur Victor Canada dès que possible après en avoir pris connaissance. Cela permet à l’équipe des réclamations de l’assureur de prendre les mesures nécessaires pour limiter la portée du sinistre et protéger les intérêts de la personne assurée. Dans certains cas, des délais stricts peuvent s’appliquer, notamment dans le cas de procédures judiciaires au Québec, où les défendeurs ont un délai très court pour répondre à une demande visant l’engagement d’une poursuite.
- Conserver les documents pertinents et garder la confidentialité
Enfin, selon la police d’assurance, il est obligatoire de conserver tous les documents en votre possession (comptes rendus de réunions, correspondance et notes de service, etc.) qui sont susceptibles d’être liés à une réclamation. De plus, il est crucial de ne discuter de la réclamation avec personne, sauf avec le courtier ou le Service des réclamations de Victor Canada.
En fin de compte, que la réclamation soit réglée à l’amiable ou tranchée par un tribunal ou par arbitrage, les membres de l’ordre peuvent bénéficier du soutien de professionnelles et de professionnels qualifiés pour les guider à travers les défis du processus.
Le traitement des réclamations
Dès qu’une ingénieure ou un ingénieur déclare une réclamation à son assureur, elle ou il s’engage dans un processus structuré et encadré par une équipe spécialisée. Cette équipe comprend des analystes de sinistres expérimentés qui sont chargés d’expliquer les garanties de contrat et de superviser la résolution de la réclamation. La participation active de la ou du membre de l’Ordre est nécessaire, notamment pour fournir des informations pertinentes et pour collaborer avec les expertes et experts désignés pour sa défense.
Le traitement des réclamations varie en fonction de leur nature, qu’il s’agisse d’une enquête informelle ou d’une poursuite judiciaire. Dans tous les cas, une équipe est désignée pour assurer la défense de l’ingénieure ou de l’ingénieur, avec laquelle il ou elle doit travailler en étroite collaboration. Si la réclamation se poursuit en justice, l’ingénieure ou l’ingénieur doit participer à différentes étapes telles que les interrogatoires préalables, les audiences de règlement à l’amiable ou le procès lui-même.
Les fournisseurs de services, y compris les expertes et experts en sinistres ainsi que les avocates et avocats spécialisés, interviennent dans la défense de la réclamation, mais ne sont pas impliqués dans les questions de couver- ture d’assurance. Tout au long du processus, l’ingénieure ou l’ingénieur peut discuter de la stratégie adoptée avec son équipe de défense et poser des questions sur les différentes étapes de la procédure judiciaire. Il est important de souligner que toutes les dépenses sont assumées par l’assureur.
En fin de compte, que la réclamation soit réglée à l’amiable ou tranchée par un tribunal ou par arbitrage, les membres de l’Ordre peuvent bénéficier du soutien de professionnelles et de professionnels qualifiés pour les guider à travers les défis du processus. En cas d’interrogation ou de préoccupation, le Service des réclamations de Victor Canada fournit des conseils en toute confidentialité.
L’importance du contrat
Un contrat rédigé en bonne et due forme est essentiel. Il devrait inclure un mandat détaillé et une définition claire des livrables basée sur une bonne compréhension des attentes du client, ce qui constitue la meilleure option pour prévenir tout litige.
De plus, un contrat écrit permet de préciser les obligations de chaque partie tout en fournissant un cadre pour résoudre les éventuels différends de manière efficace. En cas de litige, un contrat bien rédigé facilite l’interprétation des droits et des obligations de chaque partie, et fournit une base solide pour la résolution des conflits.
En résumé, un contrat écrit est un outil essentiel pour garantir le bon déroulement des projets d’ingénierie et maintenir des relations professionnelles solides entre toutes les parties concernées.
Déclarer une réclamation à Victor Canada
Votre police d’assurance exige que vous déclariez toute réclamation le plus rapidement possible après avoir appris son existence. La déclaration doit être faite par écrit et soumise à Victor Canada par courriel : reclamation.ca @victorinsurance.com
Pour en savoir plus
Formation virtuelle Le contrat : un indispensable, sur maestro.oiq.qc.ca Informations sur les contrats, les réclamations et la sinistralité dans
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